Jak działa billbox.pl? Korzyści Regulacje prawne FAQ

bilbox.pl - schemat działania

Firma (wystawca faktur), która podpisze umowę na korzystanie z platformy billbox.pl może za pośrednictwem tej platformy dostarczać swoim klientom e-faktury oraz inne dokumenty w formie elektronicznej. Firma otrzymuje do dyspozycji zindywidualizowaną platformę (pod domeną billbox.firma.pl), która skonfigurowana zostanie pod względem potrzeb funkcjonalnych (aktywne moduły) oraz wymogów branding’owych (kolorystyka, logo). Klienci (odbiorcy faktur), którzy wyrażą zgodę na otrzymywanie e-faktur zakładają na platformie swoje indywidualne konta.

Jak wysyłane są e-faktury?

Firma (wystawca faktur) przekazuje wystawione faktury w formacie PDF lub XML do administratora platformy billbox.pl. Faktury mogą być już podpisane elektronicznie przez wystawcę lub upoważnia się do tego administratora platformy. Poszczególne faktury trafiają na właściwe konta odbiorców (identyfikacja następuje np. po numerze klienta), gdzie oczekują na ich odczytanie.

Jak odbierane są e-faktury?

O otrzymaniu nowej e-faktury klient (odbiorca faktury) powiadamiany jest mailem lub sms’em. Po zalogowaniu się na swoje konto klient może przeglądać dostarczone faktury, sortować je wg różnych kryteriów oraz archiwizować. Faktury na platformie billbox.pl prezentowane są jako pliki PDF. Jest to najpopularniejszy, darmowy format prezentacji dokumentów. Format ten gwarantuje identyczną prezentację danych, niezależnie od systemu operacyjnego, bądź oprogramowania. Faktura w wersji elektronicznej wizualnie niczym nie różni się od jej papierowego odpowiednika. W razie konieczności e-faktury można zapisać na dysk swojego komputera lub wydrukować. Za pośrednictwem maila lub sms’a billbox.pl przypomina o terminie płatności za poszczególne faktury. Na koncie mogą być umieszczane także inne dokumenty dotyczące współpracy pomiędzy firmą i klientem, a zarządza się nimi podobnie jak e-fakturami.

Jak zapłacić za e-fakturę?

Za pośrednictwem systemu bezpiecznych płatności internetowych Klient może opłacić fakturę online w systemie PayByLink - wybierając opcję „zapłać” zostaje przekierowany do swojego internetowego oddziału banku i po zalogowaniu na swoje konto otrzymuje automatycznie wypełniony i gotowy do realizacji przelew. Następnie musi zaakceptować i uruchomić przelew do realizacji. W przypadku gdy Firma nie zdecyduje się na wykorzystywanie opcji PayByLink, która automatyzuje proces płatności i przesyła natychmiastowe potwierdzenie ich wykonania, można wybrać opcję uproszczoną polegającą na przekierowaniu na stronę logowania do konkretnego internetowego oddziału banku i otwarciu pomocniczego okna do kopiowania i wklejania danych dotyczących zlecenia przelewu.

Raporty

Firma (wystawca faktur) jako kontroler swojej platformy ma możliwość generowania raportów dotyczących ilości wysłanych i odczytanych dokumentów. Otrzymuje również informacje o wykonanych płatnościach on-line za faktury. Platforma billbox.pl jest dla firmy również elektronicznym archiwum wszystkich wysłanych dokumentów elektronicznych. Istotną funkcją jest publikacja aktualnych komunikatów firmowych, które klienci widza zaraz po zalogowaniu się na swoje konto.