Jaki jest status prawny faktury elektronicznej?

e-faktura jest jednym z rodzajów faktur, który może być wystawiany przez podatników zgodnie z przepisami obowiązującego prawa. E-faktura jest równoważna fakturze wystawionej w formie tradycyjnej, czyli papierowej. Faktura w formie elektronicznej stanowi dowód równoważny fakturze papierowej, jeżeli chodzi o potwierdzenie dokonania dostawy towarów, wykonania usługi, czy też otrzymania przedpłaty. E-faktura na gruncie podatku od towarów i usług umożliwia odliczenie podatku VAT, który się na niej znajduje, jak również stanowi dowód poniesienia kosztu uzyskania przychodów na gruncie podatków dochodowych. Faktury elektroniczne mogą być wystawiane w przypadku obrotu krajowego oraz zagranicznego.

Czy możliwość wystawiania e-faktur jest zgodna z przepisami prawa?

Możliwość wystawiania faktur w formacie elektronicznym została uregulowana przez polskiego ustawodawcę w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz. U. z 2010 r. Nr 249, poz. 1661). We wskazanym rozporządzeniu określono sposób i warunki przesyłania faktur w formie elektronicznej, jak również zasady przechowywania oraz tryb udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej faktur przesyłanych drogą elektroniczną.

Kiedy można rozpocząć wystawianie e-faktury?

W celu umożliwienia wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej konieczne jest uzyskanie od odbiorcy faktury uprzedniej akceptacji tego sposobu fakturowania. Zgodna na wystawianie i przesyłanie e-faktury musi być udzielona przed pierwszym wystawieniem faktury na rzecz danego podmiotu. Akceptacja musi być udzielona w formie pisemnej lub elektronicznej. Nie jest tym samym możliwe wystawianie i przesyłanie e-faktury jedynie na podstawie ustnego porozumienia między wystawcą a odbiorcą faktury. Akceptacja jest składana jednorazowo i obowiązuje do momentu jej odwołania. Wystawca ani odbiorca e-faktury nie muszą powiadamiać organu podatkowego o wystawianiu faktur w formie elektronicznej.

Czy można w dowolnym momencie zrezygnować z otrzymywania e-faktur?

Przepisy prawa przewidują, że otrzymujący e-faktury może w dowolnym momencie cofnąć zgodę na otrzymywanie faktur w formie elektronicznej. W tym celu konieczne jest przesyłanie wystawcy faktur cofnięcia akceptacji w formie pisemnej lub elektronicznej. W przypadku cofnięcia akceptacji przez odbiorcę faktury wystawca e-faktury traci prawo do przesyłania temu odbiorcy faktur w formie elektronicznej od dnia następującego po dniu, w którym otrzymał powiadomienie od odbiorcy o cofnięciu akceptacji. Możliwe jest jednak, aby w drodze porozumienia między wystawcą a odbiorcą e-faktur uzgodnić inny termin utraty przez wystawcę prawa do przesyłania faktur w formie elektronicznej, nie dłuższy jednak niż 30 dni od złożenia oświadczenia o cofnięciu akceptacji.

Jakie wymogi związane z wystawieniem musi spełniać e-faktura?

Od 1 stycznia 2011 r. doszło do zmiany przepisów, które zostały bardziej zliberalizowane pod kątem możliwości wystawiania faktur w formie elektronicznej. Obecne regulacja prawne, bazujące na prawie Unii Europejskiej, wskazują, że faktury mogą być przesyłane, w tym udostępniane, w formie elektronicznej w dowolnym formacie elektronicznym. Jednocześnie ustawodawca zastrzegł, iż faktury mogą być przesyłane w formie elektronicznej pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury, jak również uprzedniego wyrażenia zgody na możliwość wystawiania faktur elektronicznych przez ich odbiorcę. Podkreślić należy, że intencją zmian w polskich przepisach było umożliwienie wystawiania e-faktury bez konieczności stosowanie bezpiecznego podpisu elektronicznego w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz.U. Nr 130, poz. 1450, z późn. zm. ), weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub też elektronicznej wymiany danych (EDI), zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych.

Co oznacza „autentyczność pochodzenia e-faktury”?

Jedynym z wymogów wystawiania w sposób poprawny e-faktur jest zapewnienie autentyczności jej pochodzenia. Natomiast przez autentyczności pochodzenia faktury należy rozumieć pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.

Jak należy interpretować pojęcie „integralności treści e-faktury”?

Zapewnienie integralności treści faktury jest drugim z wymogów, który jest niezbędny w celu poprawnego wystawiania e-faktur. Ustawodawca wskazuje, że integralności treści faktury oznacza, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

W jaki sposób zapewnić autentyczność pochodzenia oraz integralność
treści e-faktury?

Ustawodawca nie wskazuje bezpośrednio, w jaki sposób zapewnić autentyczność pochodzenia oraz integralność treści e-faktury. Co prawda jako przykład spełnienia tych warunków podano w przepisach faktury wystawione z zastosowaniem bezpiecznego podpisu elektronicznego, weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub też elektronicznej wymiany danych (EDI), jednak są to jedynie przykłady wymienione w przepisach. Tym samym każda inna elektroniczna forma jest uznawana za poprawną, o ile wystawiając fakturę wystawca jest w stanie zagwarantować, iż dane na wystawionej fakturze nie mogą być edytowane przez odbiorcę. Przewidziane są pewne przesłanki techniczne, które powinien spełnić system do fakturowania oraz system dystrybucji i prezentacji faktur elektronicznych. Przesłanki te są jednak identyczne dla faktur elektronicznych i papierowych. Autentyczność pochodzenia , integralność treści oraz ich czytelność musi być zachowana od momentu wystawienia aż do końca okresu przechowywania. System musi dawać możliwość łatwego ich odszukania, a organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej dostępu do nich na żądanie. Urzędy Skarbowe wystawiają pozytywne opinie w sprawach stosowania takiego modelu dystrybucji i zabezpieczeń faktur elektronicznych pod warunkiem zapewnienia wymaganych cech faktur

Czy w przypadku wystawienia e-faktury faktura korygująca musi być
również wystawiona w formie elektronicznej?

Aktualnie obowiązujące przepisy, w przeciwieństwie do regulacji, który regulowały wystawianie faktur elektronicznych do 31 grudnia 2010 r., nie wymagają wystawiania faktur korygujących w formie elektronicznej. Tym samym podatnik posiada wybór odnośnie formy wystawienia faktur elektronicznej. Możliwe jest wystawienie faktury korygującej w formie elektronicznej lub papierowej.

W jakiej formie należy przechowywać e-faktury?

Faktury wystawione w formie elektronicznej mogą być przechowywane w dowolny sposób, czyli podatnik może wybrać, czy będzie przechowywał te faktury w formie elektronicznej, czy też w papierowej. Trzeba jednak pamiętać, że sposób przechowywania faktur elektronicznych ma gwarantować spełnienie następujących warunków:

a) należy zapewnić autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, faktury powinny być łatwe w odszukaniu,

b) należy zapewnić organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur.

Jak długo należy przechowywać e-faktury?

Faktury elektroniczne, jak każde inne dowody dotyczące powstawania zobowiązania podatkowego, powinny być przechowywane do czasu przedawnienia zobowiązania podatkowego, którego dotyczą, czyli przez okres co najmniej 5 lat licząc od końca roku, w którym powstało zobowiązanie podatkowe.

W jaki sposób należy przedłożyć e-faktury organowi podatkowemu
podczas kontroli?

Faktury wystawiane i przesłane w formie elektronicznej i przechowywane w tej formie udostępniane są organowi podatkowemu i organowi kontroli skarbowej w trybie umożliwiającym tym organom bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Czy e-faktury mogą być przechowywane na serwerach położonych
poza terytorium Polski?

Faktury wystawione i przesłane w formie elektronicznej mogą być przechowywane w formie elektronicznej poza terytorium kraju pod warunkiem zapewnienia organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostępu on-line do tych faktur. Nie ma obowiązku powiadamiania organów podatkowych o przechowywaniu faktur na serwerach położonych poza terytorium Polski.